ARTÍCULO
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e-ISSN: 2992-8184
2026 | Revista Estudios de la Información, 4(1), 5-26.
hps://doi.org/10.54167/rei.v4i1.2217
Gesón documental con enfoque de economía circular: Propuesta
metodológica para una empresa manufacturera
Recibido: 25/08/2025
Revisado: 8/11/2025
Resumen. La gesón documental constuye un componente estratégico para las organizaciones,
parcularmente en contextos industriales caracterizados por altos volúmenes de información,
exigencias normavas y crecientes demandas de sostenibilidad. Este arculo ene como objevo
proponer una metodología para diseñar un Sistema de Gesón Documental con enfoque de
economía circular aplicado a una empresa de manufactura ubicada en Ciudad Juárez, México. El
estudio se sustenta teóricamente en la gesón documental, la teoría general de sistemas, los
principios de la economía circular y en normas internacionales y disposiciones legales mexicanas en
materia archivísca. Metodológicamente, se adoptó un enfoque mixto, de alcance descripvo y
diseño transversal, empleando cuesonarios, entrevistas y listas de vericación para aplicarse al
personal responsable de los procesos documentales. La metodología DIRKS permió estructurar la
propuesta metodológica a parr de las primeras fases, en la cual se denieron variables, indicadores
e instrumentos para recabar información preliminar, analizar las funciones y acvidades, idencar
los requisitos y evaluar los sistemas existentes relacionados con la gesón documental y la economía
circular. Como parte de los resultados se dio evidencia de la posibilidad de alinear la gesón de la
información con principios de circularidad, eciencia de recursos y sostenibilidad organizacional.
Esta propuesta puede ser replicada en otras organizaciones del sector industrial.
Palabras clave: Economía circular, gesón documental, metodología DIRKS, sostenibilidad
organizacional, sistemas de información.
Document management with a circular economy approach: A methodological proposal
for a manufacturing company
Abstract. Document management is a strategic component for organizaons, parcularly in
industrial contexts characterized by high volumes of informaon, regulatory requirements, and
increasing demands for sustainability. This arcle aims to propose a methodology for designing a
Document Management System with a circular economy approach for a manufacturing company
located in Ciudad Juarez, Mexico. The methodology is based on document management principles,
general systems theory, the principles of the circular economy, and internaonal standards and
Mexican legal provisions regarding archival maers. Methodologically, a mixed, descripve, and
cross-seconal design was adopted, employing quesonnaires, interviews, and checklists with the
Nadia Yahaira Carvallo Salazar Berenice Mears Delgado
Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, México
Eduardo Juárez Valero
Universidad Carlos III de Madrid, España
Carvallo Salazar et al. (2026)
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personnel responsible for document processes. The DIRKS methodology allowed for the structuring
of the methodological proposal from the inial phases, dening variables, indicators, and
instruments to gather preliminary informaon, analyze funcons and acvies, idenfy
requirements, and evaluate exisng systems related to document management and the circular
economy. Among the results, evidence was provided of the possibility of aligning informaon
management with principles of circularity, resource eciency, and organizaonal sustainability. This
proposal can be replicated in other organizaons within the industrial sector.
Keywords: Circular economy, document management, DIRKS methodology, organizaonal
sustainability, informaon systems.
Cómo citar: Carvallo Salazar, N. Y., & Mears Delgado, B. (2026). Gesón documental con enfoque de
economía circular: Propuesta metodológica para una empresa manufacturera. Revista Estudios de la
Información, 4(1), 5-26. hps://doi.org/10.54167/rei.v4i1.2217
Introducción
La información constuye uno de los acvos más valiosos de las organizaciones modernas,
al fungir como soporte para la toma de decisiones, la connuidad operava y el cumplimiento de
obligaciones legales. En el ámbito industrial, parcularmente en el sector manufacturero, los
documentos se generan de manera constante a lo largo de los procesos producvos, administravos
y de control de calidad, lo que incrementa su complejidad de gesón. La ausencia de sistemas
estructurados para administrar dichos documentos puede derivar en pérdida de información,
duplicidad de esfuerzos, incumplimientos normavos y riesgos legales signicavos.
La gesón documental se concibe como el conjunto de polícas, procedimientos y práccas
desnadas a controlar la creación, recepción, organización, acceso, conservación y disposición nal
de los documentos, garanzando su autencidad, abilidad, integridad y disponibilidad a lo largo de
su ciclo de vida. Diversos autores coinciden en que una gesón documental eciente no solo
opmiza los procesos administravos, sino que también contribuye a la transparencia, la rendición
de cuentas y la memoria organizacional; lo que garanza que la información esté organizada y sea
accesible, lo que contribuye a la toma de decisiones (Villa Sánchez et al., 2023; Beltrán Marnez,
2025).
Simultáneamente, las organizaciones enfrentan un contexto global marcado por la crisis
ambiental, el agotamiento de los recursos naturales y la necesidad de transitar hacia modelos de
desarrollo más sostenibles. En este escenario, la economía circular surge como un paradigma
alternavo al modelo lineal de producir, usar y desechar, al plantear estrategias orientadas a la
reducción del consumo de recursos, la reulización de materiales y la opmización de los ciclos de
vida. Aunque tradicionalmente se ha aplicado a procesos producvos y cadenas de suministro, la
economía circular también puede incorporarse en procesos administravos, como la gesón de la
información y los documentos.
Integrar un enfoque de economía circular en la gesón documental implica repensar el uso
del papel, promover la digitalización, extender la vida úl de los documentos mediante su
reulización informava y minimizar los residuos generados a lo largo del ciclo documental. En
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ciudades con fuerte vocación industrial, como Ciudad Juárez, México, donde convergen empresas
manufactureras orientadas a mercados internacionales, la adopción de práccas sostenibles en la
gesón documental resulta parcularmente relevante. En este contexto, el presente arculo ene
como objevo formular la metodología para diseñar un Sistema de Gesón Documental con enfoque
de economía circular aplicado a una empresa de manufactura de Ciudad Juárez, a parr de un
diagnósco organizacional y del análisis de marcos teóricos, normavos y metodológicos
pernentes.
Revisión de la literatura
Sistemas de Gesón Documental
La gesón documental ha sido ampliamente abordada desde disntas disciplinas, entre ellas la
bibliotecología, la archivísca y las ciencias de la información. Autores como Ponjuan Dante (2005)
señalan que la gesón documental no debe concebirse como una acvidad aislada, sino como un
proceso transversal que arcula la gesón de la información y la gesón del conocimiento dentro de
las organizaciones. La GD “ene como objevo la gesón ordenada del capital intelectual de una
empresa mediante la documentación de todo conocimiento presente dentro de ella” (Díaz Ortuño,
2025, p. 2). En esta misma línea, Gauchi Risso (2012) destaca la relación estrecha entre los
documentos, la información y el conocimiento, al considerar que los documentos constuyen el
soporte material de la información que posteriormente puede transformarse en conocimiento
organizacional. Russo Gallo (2009) dene los conceptos que están relacionados con la GD; cada uno
corresponde a un ámbito disnto, por lo que es importante idencarlos para no confundir sus
objevos. En la Figura 1 se muestra una línea del empo que destaca los principales acontecimientos
que han marcado la evolución de la GD en las organizaciones.
Para la realización del presente estudio se deben tomar en cuenta cuatro factores clave: la
gesón de archivos (GA), la gesón del conocimiento (GC), la gesón documental (GD) y la gesón
de la información (GI). Estos elementos son fundamentales para garanzar un manejo eciente de
los documentos y la información en las organizaciones. La GA es el “conjunto de acvidades
desnadas a la preservación, la difusión y el acceso a la documentación de un archivo de carácter
administravo e histórico” (Russo Gallo, 2009, p. 10). Estas acvidades son esenciales para asegurar
que los documentos se conserven adecuadamente a lo largo del empo, facilitando su recuperación
y uso tanto para la administración interna como para consultas externas. Además, permite gesonar
de manera eciente los archivos que poseen valor histórico, garanzando su disponibilidad para
invesgaciones futuras y asegurando el cumplimiento de la normava legal y administrava.
Por otro lado, la GI se dene como las acvidades relacionadas con la obtención de
información, su costo, el empo de recuperación y el lugar donde se almacena. Estos aspectos son
fundamentales, ya que, al implementar un SGD, se manejará una gran candad de información que
requiere un análisis previo en cuanto al almacenamiento, los costos de las herramientas y la
denición de los empos para cada proceso del SGD.
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Figura 1. La evolución de la gestión documental en las organizaciones
Nota. Elaboración propia a parr de Díaz Rodríguez (2009), Rangel Palencia (2020) y Ponjuan Dante
(2005).
La GC idenca los “procedimientos para desarrollar, estructurar y mantener la información
con el objevo de transformarla en un acvo críco y ponerla a disposición de los usuarios”. En el
trabajo de Arenas Taborda (2005) se puede revisar el análisis que presenta de diferentes modelos
de GC. Esto es clave para un SGD, ya que convierte la información en un recurso estratégico que
impulsa la eciencia organizacional. Además, al facilitar el acceso al conocimiento de manera
estructurada, se opmizan los procesos de toma de decisiones y se promueve la innovación al hacer
que el conocimiento esté disponible para quienes lo necesiten. Este planteamiento permite
transformar la información en un recurso estratégico que impulsa la compevidad y sostenibilidad
de la organización, consolidando así la transición hacia una sociedad del conocimiento, donde la
información no solo se gesona, sino que también se transmite y uliza para generar valor.
A parr del análisis de los puntos propuestos, se resalta que todos en conjunto forman una
unión integral para el manejo eciente de la información en una organización “ya no se trata
únicamente de gesonar información, sino de transmirla, lo cual ha asentado los inicios de la
sociedad de la información y, mucho antes que ésta haya sido realmente asumida y consolidada
surge la sociedad del conocimiento” (Gauchi Risso, 2012, p. 532). Este autor señala las ventajas que
se obenen al implementar un SGD: creación de un ciclo de vida completo de la información,
opmización de recursos, mejora connua, toma de decisiones informadas y adaptabilidad a la
innovación.
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Se han publicado invesgaciones signicavas sobre el diseño de SGD en empresas, tanto a
nivel nacional como internacional. Estas invesgaciones aportan una perspecva actualizada sobre
la implementación de soluciones innovadoras por parte de las organizaciones para abordar los
desaos que presenta la GD en la era digital. Real Castelao y Bateoja Arroyo (2018) y Villa Sánchez
et al. (2023) exploran la integración de tecnologías emergentes en la GD, destacando el papel de la
inteligencia arcial y el blockchain para mejorar la seguridad y accesibilidad de los documentos. En
el primer estudio se aborda la importancia críca de una GD eciente en la Poncia Universidad
Católica del Ecuador Sede Esmeraldas (PUCESE), especialmente en un entorno donde el
conocimiento y la información son acvos valiosos para mantener la compevidad; sin embargo, a
pesar de ello, “en la actualidad muchas organizaciones enen abundancia de datos, pero penuria de
conocimiento” (Hernández Molina y Pérez Nieblaz, 2017, p. 2). En la segunda invesgación se revisan
estudios sobre GD y blockchain para idencar los elementos de seguridad que se deben considerar
en la implementación de procesos relacionados con el manejo de información en las organizaciones.
Se destaca también la ecacia de la metodología DIRKS, cuyas siglas en inglés corresponden
a Designing and Implemenng Recordkeeping Systems (en español, Diseño e Implementación de
Sistemas de Mantenimiento de Registros), respaldada por la norma ISO 15489 (ISO, 2016) en la
mejora de los SGD dentro de la universidad. Además, señalan que esta metodología es versál y se
puede aplicar a una amplia variedad de organizaciones, independientemente de su po. La
propuesta de los autores detalla un proceso estructurado de ocho etapas para la creación y
aplicación de SGD ecientes. De acuerdo con EcuRed (2025), DIRKS no es una metodología nueva,
sino una adaptación de perspecvas tradicionales para el diseño de sistemas de gesón de registros.
Ayuda a organizar y controlar los documentos de una manera más eciente. En 1996, Australia
introdujo una norma (AS-4390) para la gesón de registros electrónicos, que recomendaba un
proceso para organizar, clasicar y almacenar documentos, además de decidir cuáles deben
guardarse a largo plazo. Los Archivos Nacionales de Australia adoptaron este enfoque y lo
formalizaron en un manual llamado DIRKS, que está descrito en la norma ISO 15489-2002.
Teoría General de Sistemas
Desde el punto de vista teórico, la teoría general de sistemas aporta un marco conceptual
para comprender la organización como un sistema abierto compuesto por subsistemas
interrelacionados. Bertalany (1976) plantea que los sistemas no pueden analizarse de manera
fragmentada, sino en función de las interacciones entre sus componentes. Explica que TGS permite
entender los sistemas como conjuntos interdependientes y organizados, destacando que un sistema
no es solo la suma de sus partes, sino una totalidad integrada donde cada componente depende de
los demás. Aplicada a la gesón documental, esta perspecva permite integrar los procesos
documentales con otros sistemas organizacionales, como la gesón de la calidad, la seguridad de la
información y la gesón ambiental. Esta aproximación es esencial para que los sistemas complejos
mantengan su funcionalidad en entornos dinámicos. La TGS, al proporcionar un lenguaje común
aplicable en diversos campos, permite el análisis coherente de sistemas complejos y facilita la
colaboración interdisciplinaria para abordar problemas mulfacécos en un mundo interconectado.
En el ámbito de la gesón y el markeng, la TGS aporta una estructura fundamental para
comprender áreas clave como el conocimiento, la creación de valor, la calidad, el entorno, las
relaciones, la adaptabilidad y la complejidad (Mele et al., 2010). En este contexto, la organización
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es vista como un sistema de aprendizaje connuo, donde el valor se crea a través de una fuerte
interconexión de sus elementos. La TGS proporciona un marco integral para gesonar sistemas
organizacionales, ayudando a las organizaciones a integrar práccas sostenibles y gesonar recursos
de manera eciente. En un SGD orientado a la EC, la TGS permite estructurar el SD para que todos
sus documentos, procesos y ujos de información se integren hacia la reducción de residuos y el uso
ópmo de materiales. Esto asegura una alineación connua con los objevos de sostenibilidad y
permite que el sistema se ajuste a las demandas cambiantes del entorno, promoviendo el reciclaje,
la reulización y la eciencia en el uso de los recursos. En conclusión, la TGS brinda una perspecva
adaptable y coherente que facilita la sostenibilidad y el desarrollo organizacional en un entorno
globalizado.
Economía Circular
La economía circular se dene como un modelo económico orientado a mantener el valor
de los productos, materiales y recursos durante el mayor empo posible, reduciendo la generación
de residuos y el consumo de recursos naturales. Representa benecios económicos y ambientales
(Reyes, 2023). Es una opción para los sectores producvos, Leyva Ricardo y Pancorbo Sandoval
(2024) y Córdova Preciado et al. (2021) analizan la situación de la economía circular en México,
señalando que, si bien su adopción ha avanzado principalmente en sectores producvos, aún existen
áreas de oportunidad en procesos administravos y de gesón, a pesar de que, como mencionan
Maacevich et al. (2022), la economía circular es una tendencia mundial.
Córdova Preciado et al. (2021) analizan la situación de la economía circular en México,
señalando que, si bien su adopción ha avanzado principalmente en sectores producvos, tal como
también lo establece (Leyva Ricardo y Pancorbo Sandoval, 2024), aún existen áreas de oportunidad
en procesos administravos y de gesón, a pesar de que es una tendencia mundial (Maacevich et
al., 2022). Los primeros en acuñar el término fueron los economistas ambientales David W. Pearce y
R. Kerry Turner, quienes introducen por primera vez el concepto en la obra Economics of Natural
Resources and The Environment (Andy Espinoza, 2023).
La aplicación de la economía circular en la gesón documental se ha abordado de manera
limitada en la literatura. Algunos estudios destacan la digitalización como estrategia clave para
reducir el consumo de papel y opmizar el acceso a la información, mientras que otros subrayan la
importancia de denir polícas documentales que promuevan la reulización de la información y la
disposición nal responsable de los documentos. Asimismo, la vinculación de estas práccas con los
Objevos de Desarrollo Sostenible refuerza su relevancia en el contexto organizacional
contemporáneo. Zoele Allende y Nájera Jiménez (2022) plantean que la economía circular
contribuye a disminuir los daños medioambientales y lograr los objevos de la Agenda 2030, o como
lo idenca Sarmiento Paredes et al. (2022), como una forma de “sostenibilidad ambiental” (p. 16),
e incluso como promotora del desarrollo local (Rodríguez del Carmen et al., 2025).
Heras-Saizarbitoria et al. (2024) denen que la intención clara de disminuir la incerdumbre
y la falta de claridad sobre el paradigma de la EC y la diferente normava está siendo sugerida por
organismos reguladores. La Organización Internacional de Normalización está trabajando en el
desarrollo de la serie de normas ISO 59000 para formular un lenguaje unicado y un marco
conceptual para la EC. En contraposición a deniciones más detalladas, la versión actual del borrador
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de la norma ISO 59004 caracteriza la EC como un sistema económico que adopta un enfoque
sistemáco para mantener un ujo circular de recursos, mediante la recuperación, conservación o
aumento de su valor, a la vez que contribuye al desarrollo sostenible.
Según se dene en el propio borrador de la norma, el alcance de esta es ser ulizada por
organizaciones que buscan comprender y comprometerse o contribuir a una economía
circular y, al mismo empo, contribuir al desarrollo sostenible. Estas organizaciones pueden
ser privadas o públicas, actuar individual o colecvamente, independientemente de su po
o tamaño. Esta familia de normas ISO 59000 está formada por siete normas. Por tanto, junto
a estas tres normas, se están desarrollando otras como la ISO 59040, ISO TR 59031 e ISO TR
59032 (Durán Romero y López García, 2024, p. 112).
Durán Romero y López García (2024) destacan aquellas normas que se encuentran en
desarrollo que buscan complementar las acvidades y principios de la EC:
a) ISO 59004-Terminología, principios y guía para su implementación: Dene qué es la EC y
comparte su visión, principios y guía general incluyendo cómo puede ser implementada y
contribuir al desarrollo sostenible.
b) ISO 59010-Directrices sobre la transición de modelos de negocio y redes de valor:
Proporciona orientación a los negocios de cómo alcanzar una EC estableciendo metas,
idencando aspectos de regularidad y llevando a cabo acciones.
c) ISO 59020-Medición y evaluación de la circularidad: Proporciona un enfoque estructurado
para medir y evaluar el desempeño de circularidad y los aspectos en la sostenibilidad
basados en indicadores estandarizados y métodos complementarios.
En el contexto de la GD y la EC, las organizaciones se enfrentan al desao de adaptarse a
modelos sostenibles que no solo cumplan con sus objevos operavos, sino que también
contribuyan al cuidado del medio ambiente. En la actualidad, es crucial que las empresas reconozcan
la importancia de implementar un SGD, lo que implica crear conciencia sobre la situación actual y
comenzar por aplicar soluciones práccas.
Marco legal
El marco legal del presente estudio se centra en la normava ISO 15489, que determina
estándares para la gesón efecva de documentos y registros, y que es denida como “Información
creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o un individuo en
el desarrollo de sus acvidades o en virtud de sus obligaciones legales” (Instuto Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales [INAI], 2024, p. 22). Así
como buscar adherirse a los estándares de la normava: ISO 15489, ISO 13028, ISO 30300, ISO 30301
e ISO 30302 (ISO, 2016).
La normava ISO contempla y reúne requisitos para comprender mejor su función, dentro
de estas se señalan las siguientes (INAI, 2024, p. 44): Establecer, implementar, mantener y mejorar
un sistema de gesón para documentos; crear y conservar los documentos digitalizados; idencar
y gesonar los documentos en sistemas digitales de gesón de documentos; analizar los procesos
para la creación, incorporación y control de documentos; aplicar los metadatos en general y el
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conjunto Dublin Core a la gesón de documentos; y demostrar la autencidad de las copias
electrónicas.
Ley General para la Prevención y Gesón Integral de los Residuos
Este estudio está en consonancia con la Ley General para la Prevención y Gesón Integral de
Residuos (LGPGIR) (Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión, 2023), lo que garanza que la
prácca de GD cumpla con las regulaciones medioambientales mexicanas. Esta ley es un marco
normavo en México que regula la prevención, valorización y manejo integral de residuos peligrosos,
mineros, metalúrgicos, sólidos urbanos y de manejo especial. Su objevo es garanzar un medio
ambiente sano y promover el desarrollo sustentable, basándose en principios de eciencia
ambiental, responsabilidad comparda y manejo integral de residuos.
La LGPGIR establece el marco legal y los principios para la gesón adecuada de todos los
pos de residuos dentro del territorio nacional, abordando desde residuos sólidos urbanos hasta
residuos peligrosos. La LGPGIR dene aquellas rúbricas que componen esta ley, las cuales, al ser
adecuadas a este estudio, se enlistan de la siguiente manera:
a) Protección ambiental y salud pública: La ley busca minimizar el impacto negavo de los
residuos en el medio ambiente y en la salud humana, promoviendo práccas que eviten la
contaminación del suelo, agua, y aire, reduciendo así los riesgos para la población.
b) Fomento de la EC: Al promover la reducción, reulización, reciclaje y otras formas de
valorización de residuos, la ley impulsa el tránsito hacia una EC, en la cual los recursos se
manenen en uso por el mayor empo posible, se extrae el máximo valor de ellos mientras
están en uso, y al nal de su vida úl, los materiales se recuperan y regeneran para crear
nuevos productos.
c) Responsabilidad comparda: Especica la responsabilidad comparda entre el gobierno,
productores, importadores, comerciantes, consumidores y gestores de residuos para la
gesón integral de residuos, promoviendo la parcipación de todos los sectores de la
sociedad en la gesón ambientalmente racional de residuos.
La Norma ISO 15489
Establece directrices para la GD, aplicables a cualquier formato o soporte. Su
implementación asegura la creación, incorporación y adecuada GD de archivo, contribuyendo a la
eciencia organizacional y al cumplimiento de requisitos legales y regulatorios UNE-ISO 15489-1
(2005). Font Aranda (2013) dene los procesos de la GD siguiendo la norma ISO 15489 (ISO, 2016),
ulizando el esquema presentado en la Figura 2.
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Figura 2. Procesos de la Gestión Documental con la Norma UNE ISO 15489
La norma ISO 14001. Gesón ambiental
Integra la gesón documental con procesos medioambientales, reduciendo la huella de
papel. Dentro de los documentos afectados se encuentran los registros de auditoría ambiental. La
norma ISO 15489 no ja una periodicidad obligatoria para la evaluación del SGD, pero señala la
importancia de adaptar los controles documentales a los cambios en el contexto organizacional,
tecnológico y de riesgos. En este sendo, se recomienda a las organizaciones realizar revisiones
periódicas de sus procesos de creación, captura, conservación y disposición de documentos,
especialmente cuando forman parte de sistemas digitales o entornos colaboravos (ISO, 2016).
Ley General de Archivos
La Ley General de Archivos emida por la Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión
(2025) brinda un marco normavo claro y detallado para la gesón de documentos y la
administración de archivos, con el objevo de garanzar la preservación, acceso y manejo adecuado
de la información. Principalmente, la GD se reere al conjunto de procedimientos y técnicas para
administrar de manera eciente y sistemáca la creación, recepción, uso y disposición de
documentos, incluyendo procesos tanto manuales como automazados, y la administración de
archivos implica la organización, control y preservación de los documentos de archivo en función de
su valor administravo, legal, scal, informavo y cultural. La implementación de esta ley en las
organizaciones implica realizar un diagnósco del estado actual de la GD y evaluar las práccas
existentes en términos de cumplimiento normavo.
Metodología
La invesgación se desarrolló con un alcance descripvo y diseño transversal, adecuado para
caracterizar las práccas documentales existentes en la organización y la propuesta metodológica.
De acuerdo con Hernández Sampieri et al. (2014), la invesgación descripva se caracteriza por
centrarse en la idencación y denición de variables previamente detectadas, muchas veces
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respaldadas por estudios empíricos moderados. En este po de invesgación, el objevo es describir
aspectos especícos del fenómeno estudiado basándose en información existente.
Para la recolección de datos se diseñaron cuesonarios estructurados, entrevistas
semiestructuradas y listas de vericación, instrumentos que permiten idencar los procesos
documentales, el nivel de digitalización, el cumplimiento normavo y el grado de conocimiento del
personal respecto a la economía circular. La selección de estos instrumentos respondió a la
necesidad de obtener información objeva y comparable sobre el estado actual de la gesón
documental.
La metodología DIRKS que se muestra en la Figura 3 se ulizó como referente metodológico
del estudio, al proporcionar una secuencia lógica para la invesgación preliminar, el análisis de las
acvidades de la organización, la idencación de requisitos documentales y la evaluación de los
sistemas existentes.
Figura 3. Metodología DIRKS
Nota. El gráco muestra la estructura elaborada por Real Castelao y Bateoja Arroyo (2018) que
detalla las ocho etapas de la metodología DIRKS (p. 5).
Para el estudio diagnósco se llevó a cabo un proceso riguroso en la construcción de los
instrumentos de medición. Los resultados obtenidos permirán evaluar el conocimiento y dominio
de los procedimientos documentales, la percepción sobre la eciencia de las herramientas digitales
y la capacitación en EC aplicada a la GD, entre otros aspectos clave.
La población del estudio es el personal del Departamento de Seguridad y Medio Ambiente
que asciende a cinco personas. Dado el número reducido de personas, se optó por un estudio censal
de la población objeto de estudio, en el que se contempló a la totalidad del personal del mencionado
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departamento. De acuerdo a Mozo Candia y Paquirachi Díaz (2021), este po de estudio se realiza
cuando la muestra es pequeña. El criterio de la selección del área se basó en que este es el
departamento responsable de la empresa de las acciones referentes a la economía circular.
Tras el diseño y validación de los instrumentos, se debe realizar la recolección de datos
mediante cuesonarios dirigidos al personal, una entrevista al gerente del Departamento de
Seguridad y Medio Ambiente y el llenado de una lista de control por parte de la responsable del
proyecto.
6. Prueba
piloto.
Se aplicó un borrador
revisado por la docente
asesora del proyecto y
el Gerente de Seguridad
y Medio Ambiente.
Se realizó una prueba con el
Gerente del Departamento de
Seguridad y Medio Ambiente.
Se revisó a detalle de
acuerdo con la metodología
y las respuestas obtenidas
del cuesonario, la
entrevista y la observación
directa.
Además, se debe programar una visita a la empresa para conocer los procesos de EC y los
procedimientos documentales. Como parte del proceso de recolección de datos se contempla
realizar tres entrevistas virtuales y dos visitas presenciales.
Desarrollo de la propuesta
Para la realización de la propuesta se llevan a cabo diferentes fases de acuerdo con la
metodología DIRKS. En la invesgación preliminar se sugiere analizar el entorno administravo, legal,
empresarial y social de la instución para comprender la necesidad de crear y mantener
documentos. Esta fase permite comprender el contexto en el que se desarrollan las acvidades de
la organización, considerando los ámbitos administravo, normavo, empresarial y social, ya que
todos ellos inuyen en los procesos vinculados con la gesón documental.
Para lo anterior, se deben revisar diferentes documentos entre los que se encuentran:
a) En lo administravo se revisan los organigramas y la descripción de funciones.
b) En lo normavo, se revisan las leyes, reglamentos, lineamientos y polícas internas,
relacionadas con la realización de las funciones enfocadas a la EC.
c) En lo empresarial se revisan los planes estratégicos de la organización, los principales
proyectos en los que intervenga la EC, así como se realizará un análisis FODA, en el que se
idenquen las fortalezas y debilidades de la organización.
d) En lo social se revisan los planes y proyectos en los que la empresa parcipe referentes a la
EC.
En la fase del análisis de las acvidades de la organización se pretende examinar
detalladamente las operaciones y procedimientos para establecer una base sólida para el SGD. Para
comprender el funcionamiento de la empresa manufacturera en relación con los proyectos de EC,
es fundamental analizar su contexto y dirección estratégica. Esto permite determinar si la iniciava
en cuesón aporta a su misión, visión y valores, además de facilitar el desarrollo de nuevos proyectos
sostenibles mediante un sistema eciente de GD.
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Se deben describir los principales aspectos del entorno organizacional que inuyen en la
implementación del proyecto, agrupados en los siguientes ejes:
a) Invesgación de campo: Población y muestra.
b) La estructura y acvidades de la organización: Misión, visión, cultura de la empresa,
procesos relacionados con la GD y la EC, organigrama del Departamento de Seguridad y
Medio Ambiente.
c) Responsabilidades del departamento: Se describen las responsabilidades del área de
gerencia, así como aquellas relacionadas con los procesos de economía circular.
Para el diseño del SGD, se somete a consideración una idencación detallada de las
funciones y procesos clave dentro del departamento. Esto permite aplicar la metodología de
idencación documental basada en funciones, misma que es “entendida como la fase preliminar y
previa a cualquier otra actuación archivísca, es un proceso de po intelectual que consiste en
invesgar al sujeto productor de la documentación y a los pos documentales que gesona” (Franco
Espiño y Pérez Alcazar, 2014, p. 5). Se precisan las variables seleccionadas para esta invesgación
que provienen de diversas fuentes que sustentan su relevancia en el contexto del estudio. En primer
lugar, se realizó una revisión de la literatura, donde se idencaron variables claves ulizadas en
invesgaciones previas relacionadas con la GD y la EC. Además, el marco teórico, basado en
estándares internacionales como la normava ISO 15489 e ISO 14001, sirvió como base para
estructurar las variables, ya que proporcionan lineamientos claros sobre el manejo eciente y
sostenible de los recursos documentales. “Las variables (…) son denominaciones muy genéricas que
tratan de abarcar una amplia gama conceptual que permita al invesgador disponer de un referente
teórico para aludir a determinados aspectos de los fenómenos que estudia” (Espinoza Freire, 2018,
p. 41). Otro de los aspectos a considerar en la invesgación son los criterios. Hernández Sampieri et
al. (2014) señalan que los criterios son estándares o principios que se ulizan para juzgar la validez
de los instrumentos y métodos colaboradores en una invesgación, asegurando así la coherencia y
aplicabilidad de los resultados en el contexto del estudio. De acuerdo con Díaz Corrales y Pedroza
Pacheco (2018):
Los indicadores son parámetros que ponen de relieve una faceta del objeto de la evaluación
(…) pueden ser medidos, números, hechos, opiniones o percepciones que señalan
situaciones o condiciones especícas. Los indicadores son instrumentos importantes para
evaluar y dar seguimiento al proceso de desarrollo, valiosos para orientar cómo se pueden
alcanzar mejores resultados (p. 62).
En el contexto de esta invesgación, las variables y los indicadores que se consideraron para
su desarrollo se presentan en la Tabla 1.
Tabla 1. Indicadores y criterios de la investigación
Variable
Indicador
Criterios
Polícas documentales
nacionales y estatales.
Idencación de las polícas
documentales y su alineación con la
normava; vericación de la
integración de EC.
Existencia de polícas, claridad,
comunicación a todos los niveles,
integración de principios de EC.
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Variable
Indicador
Criterios
Procedimientos de
control de registros.
Evaluación del cumplimiento de
procedimientos documentales y
observación del ciclo de vida de los
registros.
Procesos de creación, recepción,
mantenimiento, uso, y disposición
de documentos; cumplimiento de la
normava.
Práccas de
conservación y
eliminación.
Idencación de estrategias de
reducción y eliminación: vericación
de polícas de conservación digital.
Estrategias para reducción de papel,
reciclaje, sistemas de eliminación
segura, y polícas de conservación
digital.
El uso de tecnologías y
sistemas digitales.
Análisis del nivel de adopción de
tecnologías de gesón e idencación
de medidas para minimizar
desperdicios.
Adopción y eciencia de SGDE,
soporte a la EC, minimización de
desperdicios.
Capacitación del
personal.
Revisión de programas de capacitación
y evaluación de la parcipación en
acvidades de GD.
Nivel de entendimiento y
parcipación del personal en la GD
y EC.
Cumplimiento
normavo.
Revisión del grado de alineación con la
normava ISO y análisis de resultados
de auditorías sobre cumplimiento.
Alineación con la normava ISO de
GD y regulaciones ambientales.
Seguridad y acceso a la
información.
Idencación de medidas de seguridad
documental y evaluación de
mecanismos de acceso seguro a la
información.
Medidas para garanzar la
seguridad y la accesibilidad de los
documentos electrónicos y sicos.
Monitoreo y evaluación
de procesos.
Revisión de métodos de monitoreo de
gesón documental.
Métodos para evaluar la ecacia de
las práccas de GD y su impacto
ambiental.
Integración de sistemas.
Observación de la interoperabilidad
entre sistemas.
Interoperabilidad entre SGD y otras
plataformas tecnológicas ulizadas
en la empresa.
Sostenibilidad de
recursos.
Idencación de medidas de uso
sostenible de recursos y evaluación de
práccas de reulización y reciclaje.
Medidas para asegurar el uso
sostenible de recursos en la
creación y mantenimiento de
documentos.
En la fase de idencación de los requisitos se determinan los requisitos especícos
relacionados con la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de documentos, y se
desarrollan polícas instucionales pernentes. En la fase de evaluación de los sistemas existentes
se evalúa cómo el SGD actual cumple con los requisitos idencados, incluyendo la idencación,
clasicación, ordenación, valoración y descripción de los documentos. Para ello, se realizará un
inventario de problemas que ene como objevo idencar las deciencias o fallos en el
funcionamiento del SGD. Este inventario se elaborará tomando en cuenta los instrumentos
archivíscos clave, como el Cuadro General de Clasicación Archivísca y el Catálogo de Disposición
Documental, con el n de detectar posibles desajustes en la organización documental, como la falta
de una clasicación adecuada, errores en la valoración o problemas en la disposición de los
documentos.
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En la fase de idencación de estrategias para cumplir con los requisitos se deben poner en
prácca las polícas y normas consensuadas, estableciendo un plan de acción detallado para cada
departamento o área, incluyendo la idencación, clasicación, ordenación, valoración y
descripción de los documentos. El proceso de recolección de datos contempla la implementación de
diversas herramientas y técnicas que permiten obtener información cuantava y cualitava. Estas
incluyen la aplicación de cuesonarios, una entrevista con el Gerente del Departamento de
Seguridad y Medio Ambiente y una lista de control.
Cuesonarios
Se diseñaron cuesonarios que incluyen preguntas de opción múlple y preguntas abiertas
para evaluar la comprensión e implementación de la GD y la EC entre los empleados. Los
cuesonarios fueron adaptados para ser llenados digitalmente a través de Microso Forms,
facilitando su acceso a través de disposivos móviles.
La Tabla 2 muestra la alineación entre las variables denidas en la invesgación, los
indicadores asociados y las preguntas del cuesonario ulizadas para obtener información de los
parcipantes. Esta estructura asegura que las preguntas formuladas en el cuesonario estén
directamente vinculadas a las variables de estudio, proporcionando una base sólida para evaluar y
analizar el SGD y su relación con los principios de la EC en la empresa. De esta forma, se garanza
que los datos recopilados sean pernentes para el cumplimiento de los objevos de la invesgación:
Tabla 2. Relación entre variables y preguntas del cuestionario
Variable
Indicador
Preguntas del cuesonario
Polícas
documentales
nacionales y
estatales.
Idencación de polícas
documentales y su alineación
con la normava; vericación
de la integración de EC.
¿Está informado sobre las leyes y la normava
aplicables a la gesón documental?
Pregunta 10: ¿Conoces las polícas y
procedimientos internos que rigen el sistema
de gesón documental de la empresa?
Procedimientos de
control de registros.
Evaluación del cumplimiento de
procedimientos documentales;
observación del ciclo de vida de
los registros.
¿Tiene conocimiento sobre los períodos de
conservación y las polícas de disposición
aplicables a los documentos en su empresa?
Práccas de
conservación y
eliminación.
Idencación de estrategias de
reducción y eliminación;
vericación de polícas de
conservación digital.
¿Qué aspectos del sistema de gesón
documental crees que podrían mejorarse para
promover aún más la economía circular?
Pregunta 15: ¿En qué formato(s) recibe
habitualmente los documentos en su empresa?
El uso de tecnologías
y sistemas digitales.
Análisis del nivel de adopción
de tecnologías de gesón;
idencación de medidas para
minimizar desperdicios.
¿Consideras que las herramientas digitales
disponibles son adecuadas para gesonar
documentos de manera eciente y sostenible?
Pregunta 21: ¿Qué sugerencias enes para
mejorar la integración de tecnologías en la
gesón documental, especialmente en lo que
respecta a la economía circular?
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Variable
Indicador
Preguntas del cuesonario
Capacitación y
concienciación del
personal.
Revisión de programas de
capacitación; evaluación de la
parcipación en acvidades de
GD.
¿Ha recibido capacitación en materia de gesón
de documentos? Pregunta 14: Respecto a la
gesón de documentos, ¿has recibido
formación especíca sobre cómo aplicar
principios de economía circular?
Cumplimiento
normavo.
Revisión del grado de alineación
con la normava ISO; análisis de
resultados de auditorías sobre
cumplimiento.
¿Has sido informado sobre las evaluaciones que
se realizan para determinar la ecacia del
sistema de gesón documental?
Seguridad y acceso a
la información.
Idencación de medidas de
seguridad documental;
evaluación de mecanismos de
acceso seguro a la información.
¿Conoce los controles y medidas
implementados para asegurar la protección de
los registros?
Monitoreo y
evaluación de
procesos.
Revisión de métodos de
monitoreo de GD; evaluación
del impacto en eciencia y
sostenibilidad.
En una escala del 1 al 5, ¿cómo calicarías la
eciencia del sistema de gesón documental
actual en la empresa?
Integración de
sistemas.
Observación de la
interoperabilidad entre
sistemas; evaluación de la
eciencia en la integración de
sistemas.
¿Cuáles son las herramientas tecnológicas que
se ulizan para la gesón de los documentos?
Sostenibilidad de
recursos.
Idencación de medidas de
uso sostenible de recursos;
evaluación de práccas de
reulización y reciclaje.
¿Qué aspectos del sistema de gesón
documental crees que podrían mejorarse para
promover aún más la economía circular?
¿Qué sugerencias enes para mejorar la
integración de tecnologías en la gesón
documental, especialmente en lo que respecta
a la economía circular?
Entrevistas estructuradas
Se considera llevar a cabo entrevistas virtuales y presenciales con el gerente de la planta y
con el personal que esté involucrado con las práccas de EC, para profundizar en los detalles
operavos y estratégicos del sistema de GD y los ejercicios de EC que se encuentran actualmente en
uso.
La Tabla 3 presenta la relación entre las variables clave denidas en la invesgación, los
indicadores que permiten medir dichas variables y las preguntas especícas de la entrevista dirigida
al gerente. La entrevista permite obtener información detallada sobre la implementación de polícas
de GD y práccas de EC dentro de la empresa. El propósito de esta tabla es evidenciar cómo las
preguntas de la entrevista están alineadas con los objevos de la invesgación, asegurando así que
los datos recopilados reejen los aspectos estratégicos, operavos y tecnológicos de la gesón
documental y su impacto en la sostenibilidad.
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Tabla 3. Relación entre variables y entrevista
Variable
Indicador
Pregunta
Polícas documentales
nacionales y estatales.
Alineación con la
normava y la EC.
¿Cómo se integran las polícas de gesón
documental y economía circular en la estrategia
general de la empresa?
Procedimientos de
control de registros.
Cumplimiento de
procedimientos
documentales.
¿Puede describir los procesos establecidos para la
gesón documental y cómo estos promueven la
economía circular?
Práccas de
conservación y
eliminación.
Reducción de papel y
conservación digital.
¿Qué acciones especícas se han tomado para
reducir el impacto ambiental en la gesón de
documentos?
El uso de tecnologías y
sistemas digitales.
Uso de tecnologías de GD.
¿Cómo han inuido las tecnologías de la
información en la gesón documental en la
empresa?
Cumplimiento
normavo.
Cumplimiento de la
normava ISO.
¿Qué medidas se han adoptado para asegurar el
cumplimiento de la norma ISO de gesón
documental?
Sostenibilidad de
recursos.
Uso sostenible de
recursos.
¿Qué acciones especícas se han tomado para
reducir el impacto ambiental en la gesón de
documentos?
Lista de control
Se desarrolló una lista de vericación basada en las normas ISO de GD y la metodología
DIRKS para idencar las caracteríscas actuales del sistema y su alineación con las práccas de EC.
La Tabla 4 presenta una lista de vericación para evaluar el grado de cumplimiento de las polícas y
procedimientos de GD, así como para asegurar la integración de práccas sostenibles en la empresa.
A través de esta lista, se verica si los estándares establecidos, tanto internos como externos, son
implementados de manera adecuada en la GD. Además, se evalúan aspectos relacionados con la EC,
la sostenibilidad y el impacto ambiental de las práccas documentales.
Tabla 4. Lista de verificación para la evaluación de la gestión documental y economía circular
Sección
Variable
Elemento de vericación
Cumple
Cumplimiento de
la normava de
GD.
Documentación de
polícas y
procedimientos.
¿Existen polícas documentadas que cumplen
con los estándares de las normas de gesón
documental?
Si/No
Gesón de registros.
¿Se manenen registros adecuados de todas
las acvidades y decisiones?
Si/No
Acceso y recuperación.
¿Se puede acceder a los documentos de
manera eciente y están bien organizados?
Si/No
Conservación y
disposición.
¿Hay polícas claras sobre los períodos de
retención y la disposición de documentos?
Si/No
Seguridad y protección
de la información.
¿Se implementan medidas de seguridad
adecuadas para proteger los documentos
contra el acceso no autorizado?
Si/No
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Sección
Variable
Elemento de vericación
Cumple
Procesos de
documentación
establecidos
Estándares de
documentación.
¿Los procesos de documentación cumplen
con los estándares internos establecidos?
Si/No
Revisión y mejora
connua.
¿Existen mecanismos para la revisión y mejora
connua de los procesos de gesón
documental?
Si/No
Integración con
Sistemas de IT.
¿Están integrados los sistemas de gesón
documental con otras herramientas y
plataformas de IT de la empresa?
Si/No
Fomento de la EC
Sostenibilidad y
reciclaje de
documentos.
¿Se promueven práccas de reciclaje y
reulización de documentos?
Si/No
Educación y conciencia.
¿Se capacita a los empleados sobre la
importancia de la economía circular dentro de
la gesón documental?
Si/No
Evaluación de impacto
ambiental.
¿Se evalúa el impacto ambiental de las
práccas de gesón documental?
Si/No
Para determinar la efecvidad del SGD y su alineación con las práccas de EC, los
instrumentos diseñados deben responder a las necesidades especícas de la invesgación.
Hernández Sampieri et al. (2014) proponen 11 pasos para la evaluación y construcción de
instrumentos de medición, los cuales abarcan desde la conceptualización y revisión teórica hasta el
diseño, prueba piloto, aplicación y análisis de datos. Siguiendo esta metodología, se aseguraron la
validez y conabilidad del instrumento desarrollado, tal como se muestra en la Tabla 5, en la que se
detalla cada una de las etapas consideradas en este proceso.
Tabla 5. Procedimiento de los instrumentos de medición
Paso
Cuesonario
Entrevista
Lista de controles
1. Redenición
de conceptos
fundamentales.
Diseñado para
evaluar la
comprensión e
implementación de la
GD y la EC en los
colaboradores.
Para la recolección de
datos se tomó en
cuenta un
cuesonario mixto
que “es aquel
cuesonario que
combina preguntas
abiertas, cerradas y
mixtas” (Arias, 2012,
p. 75).
Diseñada para analizar la
implementación de la GD y la EC
mediante una guía estructurada.
Este método permite aclarar
dudas en empo real, mejorando
la precisión de las respuestas, y es
úl en fases exploratorias y en la
construcción de herramientas de
recolección de datos. Para el
presente proyecto se diseñó una
entrevista formal, que indica que:
“Es la que se realiza a parr de una
guía prediseñada que conene las
preguntas que serán formuladas al
entrevistado. También puede
emplearse el grabador o la cámara
de video” (Arias, 2012, p. 72).
Diseñada para evaluar el
cumplimiento de
estándares de GD y EC
mediante observación
estructurada.
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Paso
Cuesonario
Entrevista
Lista de controles
2. Revisión de
literatura.
Se revisaron estudios
previos sobre la
aplicación de GD y EC
y metodologías de
recolección de datos.
Se revisaron estudios sobre
entrevistas cualitavas y su
ulidad en la exploración de
sistemas organizacionales.
Se tomaron como
referencia la normava
ISO y la metodología
DIRKS.
3.
Idencación
de variables e
indicadores.
Comprensión,
implementación y
percepción sobre GD
y EC.
GD, EC, percepción y mejora.
Organización
documental,
accesibilidad, seguridad,
digitalización y
reducción de papel.
4. Toma de
decisiones
clave.
Se realizó un borrador
de cuesonario mixto
con preguntas de
opción múlple y
abiertas para su
posterior aplicación.
Se optó por entrevistas
estructuradas en formato virtual y
presencial.
Se optó por una lista de
vericación estructurada
con ítems especícos.
5. Construcción
del
instrumento.
Estructurado en
secciones:
introducción, datos
generales,
conocimientos,
implementación y
cierre.
Incluyó introducción, preguntas
sobre GD y EC, desaos, mejoras y
cierre.
Incluyó cumplimiento de
normava ISO,
estrategias de EC,
digitalización y acceso a
documentos.
6. Prueba
piloto.
Se aplicó un borrador
revisado por la
docente asesora del
proyecto y el Gerente
de Seguridad y Medio
Ambiente.
Se realizó una prueba con el
Gerente del Departamento de
Seguridad y Medio Ambiente.
Se revisó a detalle de
acuerdo con la
metodología y las
respuestas obtenidas
del cuesonario, la
entrevista y la
observación directa.
7. Versión nal.
Se ajustaron
preguntas y se
eliminaron las
irrelevantes.
Se renaron preguntas y
estructura según la prueba piloto.
Se ajustaron ítems para
mejorar precisión y
aplicabilidad.
8.
Procedimiento
de aplicación.
Se sugiere la
aplicación sica en la
empresa y digital en
Microso Forms.
Se considera la aplicación virtual y
presencial para la recolección de
datos.
Se ulizará en
inspecciones
presenciales.
9. Capacitación
del personal.
Se solicitará seguir
instrucciones escritas
para su llenado.
Se brindarán instrucciones sobre la
aplicación y registro de respuestas.
Se tomará en cuenta la
recolección de la
información y
metodología DIRKS.
10.
Autorizaciones
Aprobación del
Gerente del
Departamento de
Aprobación del gerente de la
planta y consenmiento de
entrevistados.
Aprobación de la
gerencia para su
aplicación en la
evaluación del sistema.
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Paso
Cuesonario
Entrevista
Lista de controles
Seguridad y Medio
Ambiente.
11.
Administración
y análisis de
datos
Exportación y análisis
estadísco y
cualitavo de los
datos.
Transcripción y análisis cualitavo
para idencar patrones y
mejoras.
Organización y análisis
de datos para idencar
mejoras y alineación con
normava ISO y DIRKS.
Los instrumentos fueron diseñados a parr de los objevos de la invesgación y de las
variables e indicadores establecidos durante la fase metodológica del proyecto. El cuesonario
evalúa aspectos como la digitalización, la percepción sobre la EC y la alineación con la normava
legal; la entrevista profundiza en los procesos de GD y en las estrategias relacionadas con la
sostenibilidad; mientras que la lista de control permite vericar el cumplimiento de estándares
internacionales, como la norma ISO 15489, y la aplicación de práccas de EC.
Conclusiones
Se observa una tendencia creciente en algunas empresas por incorporar principios de EC en
sus procesos operavos, lo cual abre nuevas oportunidades para rediseñar práccas documentales
tradicionales desde una perspecva más sostenible. Si bien existen estudios previos enfocados en
SGD, ha sido escasamente abordada de manera directa la integración formal de la EC en estos
sistemas. Este hallazgo representa una contribución signicava, al evidenciar la posibilidad de
alinear la gesón de la información con principios de circularidad, eciencia de recursos y
sostenibilidad organizacional, aspectos cada vez más demandados en el ámbito producvo.
El diseño de un Sistema de Gesón Documental con enfoque de economía circular
constuye una alternava viable para las empresas manufactureras que buscan fortalecer su gesón
de la información, mejorar su eciencia operava y reducir su impacto ambiental. El estudio
demuestra que la integración de principios de economía circular en la gesón documental es posible
desde una perspecva técnica, normava y organizacional. Si bien la invesgación se limita a la etapa
de la propuesta metodológica, el sistema expone bases sólidas para, a parr de los resultados del
estudio diagnósco, connuar con las etapas de la metodología DIRKS para la creación del diseño
del SGD. La integración de la metodología DIRKS con la norma ISO 15489 permió estructurar una
propuesta de diseño clara y normavamente alineada para un SGD con enfoque de EC. Mientras que
la ISO 15489 establece los principios que debe cumplir un sistema documental, DIRKS proporciona
el método detallado para su análisis, diseño e implementación gradual.
Este trabajo representa un aporte valioso para el cruce entre GD y EC, al demostrar que su
arculación no solo es posible, sino estratégica para transformar la forma en que se gesona la
información en las organizaciones. Más allá de ofrecer una solución técnica, la propuesta plantea
una visión operava y sostenible que promueve la adaptación tecnológica, la reducción de impactos
ambientales y el uso inteligente de los recursos documentales. Asimismo, abre la puerta a nuevas
líneas de invesgación e intervención que consideren la GD como un componente clave en los
modelos de producción sostenibles. Este planteamiento integrador contribuye a consolidar práccas
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que, aunque poco comunes en la actualidad, pueden converrse en pilares de innovación
organizacional y responsabilidad ambiental.
Como líneas futuras de invesgación, se sugiere llevar a la prácca la propuesta
metodológica con la nalidad de elaborar un diseño de GD en organizaciones del sector industrial y
evaluar el impacto de la implementación del sistema en indicadores de eciencia, sostenibilidad y
cumplimiento normavo, así como explorar su replicabilidad en otras organizaciones del mismo
ámbito. Se vislumbra que el diseño y aplicación de un SGD con enfoque de EC implica la denición
de procesos relacionados con aspectos tales como: digitalización, creación de documentos,
impresión, almacenamiento, clasicación, distribución de documentos y archivos de consulta, en los
que se idenquen en cada uno de ellos los residuos, acciones de prevención y de minimización de
los mismos. Se deberá generar también un cuadro de clasicación inicial que reeje las funciones,
acvidades y operaciones de la empresa manufacturera en el ámbito de los proyectos de EC
destacando los documentos generados en cada acvidad en los que se incluyan códigos, series y
subseries documentales, descripción, área responsable, frecuencia de generación, valor documental
y plazo de conservación. Finalmente, se establezcan los plazos de retención para cada po de
documento (archivo de trámite y archivo de concentración), diseñados para garanzar el correcto
funcionamiento del SGD asegurando el cumplimiento normavo y la opmización del
almacenamiento de información, entre otros elementos de carácter regulatorio y procedimental del
SGD.
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